السلام عليكم ورحمة الله و بركاته
كيف حالكم مرتاحين انشالله ؟ شلونكم و يا الحر ؟ :)
و نستمر بطرح الفوائد و المعارف
_____________________________________________________________________
الجزء الثالث / من كتاب من كتاب مهارات تفعيل وتنظيم الوقت
و اتمنى لكم قراءة ممتعة :)
اليوم الثالث: التخطيط
التخطيط هو أساس عملية التنظيم، وكان على مؤلف الكتاب أن يضع هذا الفصل في بدايةالكتاب.
التخطيط يمر بثلاث مراحل: تحديد الأهداف، رسم خطوات الخطة التفصيلية ثم التنظيماليومي.
تحديد الأهداف
إذا لم تحدد أي أهداف لحياتك العائلية والمهنية فلا فائدة من أن تنظم نفسك، لذلكعليك أن تسأل نفسك دوماً، ماذا أريد أن أحقق في حياتي؟ كيف سأكون بعد خمس أو عشرسنين؟ وعليك أن تكتشف ما تريد فعلاً لا ما يريده الناس منك، وهذه الأهداف يجب أنتكون سامية في توجهها، فليس من الأهداف أن تحصل على الملايين من الأموال، أو أنتحصل على لقب معين.
إذا حددت هذه الأهداف، عليك أن تدونها في مفكرتك أو تعلقها في مكان ما بحيث تراهاكل يوم فتكون نصب عينيك فلا تنسها أو تحيد عنها.
الخطوات التفصيلية
إذا وضعت أهداف كبيرة قد يدور في نفسك بأنها مستحيلة وستبدأ عندها بالتراجع وتعديلهذه الأهداف، لذلك عليك أن تضع الخطوات الصغيرة التي ستمشي عليها حتى تحقق هذهالأهداف الكبيرة، هذه الخطوات الصغيرة ستعطيك الحماس والقدرة على مواصلة المسيرنحو أهدافك، ولن تشعر بفائدة هذه الخطوات إلا إذا استخدمتها، وفوائد هذه الخطواتهي:
تحول الأهداف المثبطة إلى خطوات يمكن تحقيقها.
تحثنا على تحقيق أهدافنا.
تسهل تطبيق الأفكار.
تمكننا من التركيز على المهم وليس الطارئ.
تشكل علامة نستطيع من خلالها تقويم تقدمنا.
تساعدنا على تفادي المشاكل.
التخطيط اليومي
يمكننا من تنظيم عملنا بواقعية.
يعمل كمفكرة.
ينظم العقل ويجمع شتاته.
يساعدنا على إنهاء الأعمال في وقتها.
يحثنا على العمل.
يساعدنا على التركيز على تحقيق أهدافنا التي لها الأولوية
عليك أن تختار وسيلتك التي ستنظم وقتك بها، قد تناسبك المفكرات أو البطاقات أوقائمة لكل يوم، المهم أن تكون الوسيلة معينة لك على تحقيق أهدافك، وهذه الخطواتستعينك على تنظيم وقتك:
خطط لليوم التالي، قبل نومك عليك قضاء بعض الوقت لوضع قائمة بالذي تود أن تقوم بهوالواجبات المكلف به.
أكمل ما لم تنجزه اليوم، إذا لم تستطع إنجاز بعض المهمات فلا تلغيها أو تؤخرها،اكتبها على قائمة اليوم التالي.
ضع الأعمال أو الخطوات التي ستحقق أهدافك المستقبلية ضمن قائمة الأعمال.
حدد أولوية كل عمل أو مهمة، ويمكنك استخدام الأرقام أو الحروف أو حتى الأشكال، أوحتى الألوان المهم أن تكون رموز ذات معنى، ويجب أن تكون هناك مهمات لها الأولويةومهمات عاجلة ومهمات لا بأس غن أجلتها.
فوض الآخرين، يمكنك أن تفوض بعض الأعمال للآخرين ولا يعني التفويض استغلال الآخرينبل هو تطوير لمهاراتهم خصوصاً إذا كانوا من المرؤوسين، يمكنك أن تتخلى لهم ببعضمسؤولياتك.
قدر المدة اللازمة لكل مهمة، وأضف عليها بعض الوقت لأنك بالتأكيد لن تنتهي من أيمهمة بالوقت الذي قدرته.
اليوم الخامس: تنظيم الاجتماعات
يقضي المدراء 30% - 50% من وقتهم في اجتماعات، أو زيارات مفاجئة أو مقابلات، لذلكسنناقش كيف يمكنك تقليص الوقت اللازم للاجتماعات والاستفادة من كل اجتماع بفعاليةقصوى.
إذا أردت عقد اجتماع فبحث عن بديل إذا توفر، فقد تكفي مكالمة هاتفية أو محادثةوجهاُ لوجه.
إذا قررت عقد اجتماع حدد هدف الاجتماع بوضوح، وأخبر جميع من سيشارك في الاجتماعبهذا الهدف قبل الاجتماع بمدة كافية.
ضع جدول لأعمال الاجتماع، وضع أهم البنود أولاً.
هذا قبل الاجتماع أما أثناء الاجتماع فهناك عوامل تحول دون الاستفادة من الاجتماع،فعليك تجنبها:
التأخر في الحضور.
عدم وضوح الهدف من الاجتماع.
النقاشات المشتتة، لذلك يجب أن يدير الحوار رئيس الاجتماع أو شخص متمكن من ذلك.
قلة المشاركة وتفضيل الصمت، وقد يكون هذا بسبب الانتقادات، لذلك أجل كل الانتقاداتإلى آخر الاجتماع.
المقاطعات، تجنب المكالمات الهاتفية أو الزيارات المفاجئة.
التردد في اتخاذ القرارات.
ملاحظة: قد تكون هذه التعليمات سهلة، لكن تطبيقها صعب لذلك نفذ هذه الخطواتتكراراً حتى يتعود الجميع عليها. وهناك كتب متخصصة لإدارة الاجتماعات ستجد فيهاتفاصيل مفيدة.
اليوم الخامس: تنظيم المشاريع
المشروع: هو مجموعة من المهمات المترابطة والتي تؤدي في نهاية المطاف إلى هدفمحدد.
تسعة أسباب لفشل المشاريع:
تحمل الكثير من المهمات.
التخطيط الغير مناسب.
زيادة التكلفة وقلة الأرباح.
تكليف الأشخاص غير المناسبين بمهمات المشروع.
التأجيل.
الفشل في تحديد المشاكل المحتملة.
ضعف النظرة الشاملة.
عدم وجود هدف واضح.
قلة التواصل بين أفراد الفريق العامل في المشروع.
و نطرح لكم الجزء الرابع عن قريب اذا الله احيانا .. الى اللقاء :)
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق