السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
ما احلى شعوري عندما احتسي القهوة التركية مع قليلا من السكر ليعطيني كمية من مادة الكافيين المنعشة :)
و ها نحن نكمل ما لم نكمله ...
الجزء الرابع من كتاب هارات تفعيل وتنظيم الوقت ..
__________________________________________________________________________التخطيط
كلما أعطينا التخطيط وقتاً أكبر سهلت عملية التنفيذ، وتقلص الوقت اللزم لإنهاء المشروع وخفضنا التكلفة الكلية للمشروع، ويتضمن التخطيط خمس خطوات أساسية:
تحديد الهدف، وكلما كن الهدف واضحاً وموجزاً اتضحت للعاملين الخطوات التي سيسلكونها.
تحليل الكلفة والأرباح، فلا فائدة من المشروع إذا لم يعد علينا بأرباح جيدة.
تقسيم المشروع إلى مجموعة مهمات صغيرة.
تحديد المدة اللازمة لإنهاء كل مهمة.
توزيع المهمات على أفراد المشروع.
المراقبة
هدف المراقبة التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح والإسراع بمعالجة الأخطاء في حال حدوثها. ويستحسن وضع جميع الملفات والمستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.
التقويم والمراجعة
علينا تقويم المشروع، لنعرف السلبيات لنتجنبها في المشاريع التالية، وندون تجربة المشروع حتى يستفيد الآخرين من هذه التجربة.
اليوم السادس: ترويض الاتصالات الهاتفية
الهاتف أداة اتصال مهمة، سريعة ورخيصة، وللأسف يساء استخدامه، فيصبح أداة لإهدار الوقت، لأننا أولاً لا نستطيع أن نتوقع أهمية المكالمات التي تصل إلينا، وثانياً لا نختصر في حديثنا، فيضيع وقت العمل في المكالمات الهاتفية.
لذلك عليك اختصار المكالمات الغير مهمة، وخصص أوراق للتدوين ملاحظاتك التي تتلقها في الهاتف، ولا تبعثر ملاحظاتك في عدة قصاصات وأوراق.
ومن النصائح المهمة أن تخصص ساعة لا تتلقى فيها أي مكالمة وتركز فيها على الأعمال المهمة ذات الأولوية.
أما عن الاتصالات التي نجريها، فيجب أن نفكر قليلاً قبل إجراء أي مكالمة، قد تكون أنت من قاطع نفسه لإجراء هذه المكالمة، لذلك اكتب ملاحظة بخصوص هذه المكالمة وأنهي العمل الذي تباشره وركز عليه ثم قم بالمكالمة بعد الانتهاء من عملك.
ويمكنك تخصيص ساعة معينة لإجراء جميع اتصالاتك فتوفر بذلك الكثير من الوقت، وعند محادثتك لأي شخص آخر، حاول أن تفهم ما يعنيه حتى لا يكون هناك أي سوء تفاهم يؤدي بدوره لإهدار الجهد والوقت.
اليوم السابع: مراجعة عامة وإرشادات إضافية
في هذا الجزء يورد الكتاب بعض النصائح المهمة تحسن من قدراتنا على تنظيم الوقت
إذا كنت كثير السفر فعليك القيام بالتحضيرات الدقيقة قبل السفر وكتابة لائحة بأهداف الرحلة وتحضير الأوراق الضرورية لها والمستندات اللازمة للاجتماعات التي سيحضرونها ووضعها في ملف خاص بالسفر، ويمكنك قضاء وقت السفر بمطالعة المواد التي لم يكن لديك وقت لقراءتها.
نصيحة أخرى يوردها الكتاب لإنهاء أو قراءة أكوام الأوراق والتقارير، وذلك بتعلم مهارة القراءة السريعة، ويمكنك أخذ دورة في هذه المهارة أو الحصول على كتاب يعلمك هذه المهارة وإليك بعض الخطوات التي ستعينك على القراءة بسرعة:
لا تقرأ الجمل كلمة كلمة، بل عدة كلمات مع بعض (3 كلمات أو أكثر).
تجنب القراءة بصوت عالي أو تحريك لسانك بالكلمات.
اقرأ السطر الواحد بثلاث أو أربعة نظرات فقط.
تصفح قبل القراءة.
وينصح الكاتب ويحذر من مسألة الكمالية، أي محاولة إكمال العمل بنسبة 100%، لأن أي عمل لا بد من أن يكون فيه نقص، وهذا من طبيعة البشر، ولا يعني ذلك أن ندعوا إلى الإهمال.
و سوف نعود لنكمل الجزء الخامس و الأخير عن قريب ... استودعكم الله الى اللقاء :)
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق